Privacy verklaring – Tennisvereniging de Hulk

Tennisvereniging de Hulk hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacy verklaring geven we informatie over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Wij houden ons in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Tennisvereniging de Hulk zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Tennisvereniging De Hulk
Ledenadministratie
ledenadministratie@tvdehulk.nl

Hieronder treft u een overzicht aan van alle onderwerpen die in dit privacy statement staan.

Welke gegevens worden door Tennisvereniging de Hulk verwerkt?

Wij verwerken gegevens indien u:

  • Lid bij ons wordt. Het gaat dan om de volgende gegevens: initialen, naam (voor- en achternaam), adres, telefoonnummers, e-mailadres, geslacht, geboortedatum, speelsterkte, actuele rating, pasfoto, betaalgegevens en overige gegevens die door u worden verstrekt. U krijgt tevens een bondsnummer toegewezen wanneer wij uw gegevens verstrekken aan de KNLTB. Lees hierover meer onder het kopje Verstrekking aan derden;
  • Binnen Tennisvereniging de Hulk als bestuurder of vrijwilliger actief bent of bent geweest. Het gaat dan om de volgende gegevens: functietitel en termijn/periode waarin de functie is uitgeoefend;
  • Zich aanmeldt voor tennisles. Het gaat dan om de volgende  gegevens: naam (voor- en achternaam), adres,  telefoonnummers, e-mailadres, geslacht, geboortedatum,  speelsterkte en overige gegevens die door u worden verstrekt  (inclusief betaalgegevens);
  • Zich inschrijft voor competitie(s) en/of toernooi(en). Het gaat dan om de volgende gegevens: Voor- en achternaam in combinatie met de vereniging/teamnummer, speelsterkte en ranking en uitslagen;
  • Zich aanmeldt als invaller voor de winter- en/of zomeravond competitie, de volgende gegevens worden dan in het openbare gedeelte van onze website geplaatst: Voor- en achternaam, speelsterkte en telefoonnummer;
  • Zich aanmeldt en/of onze evenementen bezoekt. Het gaat dan om de volgende gegevens: Dit is afhankelijk van het soort evenement en kan naast naam, e-mailadres, adresgegevens of een telefoonnummer ook foto’s gemaakt op het evenement omvatten;
  • Zich aanmeldt voor nieuwsbrieven en/of prijsvragen. Het gaat dan om de gegevens die u zelf heeft doorgegeven voor het ontvangen van de nieuwsbrief/deelnemen aan een prijsvraag, waaronder in ieder geval uw naam en e-mailadres;
  • Onze websites bezoekt. Het gaat dan enerzijds om generieke bezoekgegevens niet zijnde persoonsgegevens en anderzijds om persoonsgegevens te weten het IP-adres;
  • Contact met ons opneemt (via een contactformulier). Het gaat dan om de gegevens waarover u contact met ons opneemt en die u zelf heeft doorgegeven voor het opnemen van contact. Het kan gaan om uw e-mailadres en/of telefoonnummer in combinatie met uw voor- en achternaam;
  • Uw IVA-certificaat (Instructie Verantwoord Alcohol schenken) behaald.

Doel van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, namelijk voor:

  • Het voeren van een ledenadministratie en het verbeteren van de dienstverlening;
  • Het aangaan en onderhouden van een relatie met onze leden, sponsoren en bezoekers;
  • Het optimaal kunnen bedienen en indelen van de lessen en het  verbeteren van de dienstverlening;
  • Het organiseren van competities, evenementen en toernooien;
  • Het organiseren van bijeenkomsten;
  • Het versturen/publiceren van o.a. tennisnieuws en service-gerichte informatie om onze leden, bezoekers en sponsoren te informeren, te interesseren en te betrekken;
  • Het in contact brengen met elkaar van onze leden;
  • Wettelijk archief doeleinden;
  • Het nakomen van overige wettelijke verplichtingen.

Verstrekking aan derden

De door ons verzamelde gegevens zijn nodig in het kader van de hierboven beschreven doeleinden. Indien verstrekking van de gegevens aan derden nodig is voor het uitvoeren van de hiervoor genoemde doeleinden, stellen wij uw gegevens aan deze derden ter beschikking onder door de ons opgestelde voorwaarden en in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van de trainingen, waarbij de trainer uw gegevens uitsluitend gebruiken voor vragen en/of om informatie te verstrekken m.b.t. de tennislessen;
  • Het verzorgen van de internet omgeving van onze vereniging;
  • Het verzorgen van landelijke administratie en uitgifte bondsnummers door de KNLTB;
  • Het verzorgen van de opmaak en druk van onze glossy;
  • Het publiceren van de ledenlijst; hard copy achter de bar en online. Deze lijst bevat de volgende gegevens: naam, speelsterkte, geboortejaar, telefoonnummer en wordt 1 maal per jaar geactualiseerd door de Ledenadministratie. De lijst is ook online beschikbaar op de ledenpagina. Hiervoor kunt u bij de Ledenadministratie autorisatie worden aangevraagd. Indien u niet (langer) op deze lijst wilt staan kunt u dit bij de ledenadministratie@tvdehulk.nl aangeven en/of met een stift uw gegevens in de hard copy ledenlijst onleesbaar maken;
  • Het publiceren van de bardiensten. Dit overzicht is beschikbaar op de ledenpagina;
  • Aanmelden voor IVA-certificaat bij NOC*NSF;
  • TWELVE;

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 17 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

E-mail berichtgeving (opt-out):

Wij gebruiken uw naam en e-mailadres om u e-mails met informatie over  activiteiten, diensten en andere interessante informatie over o.a. het lidmaatschap van Tennisvereniging de Hulk te kunnen sturen. Afmelding voor deze mailings is te allen tijde mogelijk, stuur een bericht naar ledenadministratie@tvdehulk.nl.

Bewaartermijn

De persoonsgegevens worden alleen voor de hierboven gestelde doelen verwerkt. Tennisvereniging de Hulk bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de verwerking van de hierboven omschreven doeleinden, tenzij deze gegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke plicht.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • We hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid voor de ledenlijst op onze website;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • Onze commissieleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten

U kunt informatie over en toegang tot uw persoonsgegevens vragen en bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Pro-compliance. Veder hebt u onder bepaalde omstandigheden het recht om mij te vragen uw persoonsgegevens te corrigeren of te verwijderen, om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken en om uw persoonsgegevens te ontvangen.

Als u vragen en/of opmerkingen heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen door een e-mail te sturen aan ledenadministratie@tvdehulk.nl. Indien u geen prijs meer stelt op het ontvangen van informatie (niet zijnde algemene mededelingen van onze vereniging) en aanbiedingen dan kunt u zich vanuit die betreffende uiting afmelden.

Wijzigingen in deze privacy verklaring

Deze privacy verklaring kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd bij wijzigingen in de bedrijfsvoering van Tennisvereniging de Hulk. Het is daarom raadzaam om regelmatig dit privacy statement te raadplegen.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.